○渡島西部広域事務組合処務規程

昭和57年6月7日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条)

第2章 事務の決裁(第2条)

第3章 事務の処理

第1節 事務処理の方針(第3条)

第2節 文書の収受配布(第4条~第6条)

第3節 文書の処理(第7条~第12条)

第4節 文書の方式(第13条・第14条)

第4章 服務(第15条~第27条)

第5章 当直(第28条~第34条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 渡島西部広域事務組合の処務は、別に定めるものを除くほか、この規程の定めるところによる。

第2章 事務の決裁

(決裁)

第2条 事務は、すべて管理者(別に規程で定めるところにより専決できるものは、おのおのその専決すべき者)の決裁を経てから施行しなければならない。

第3章 事務の処理

第1節 事務処理の方針

(事務処理の方針)

第3条 事務は、正しく、早く、親切かつ効率的に処理しなければならない。

第2節 文書の収受配布

(文書の収受配布)

第4条 組合に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、所管係において直ちに次の各号により配布しなければならない。

(1) 親展でない文書は、開封のうえ文書の余白部に受付印(別記第1号様式)を押し、証印のうえ所属長の閲覧を経たのち担当係に配布しなければならない。

(2) 親展文書は、封のまま親展文書配布簿(別記第2号様式)に記載し、名あて人に配布のうえ証印を徴さなければならない。

(3) 電報は、電報配布簿(別記第3号様式)に記載し、親展でないものは所属長に、親展電報は、封のまま名あて人に配布のうえ、おのおの証印を徴さなければならない。

(4) 異議の申立、不服申立、訴訟その他受付日時が権利の得失又は変更に関係ある文書は、なおその収受の時刻をも記入し、かつ、封皮を添付しなければならない。

(5) 金券その他貴重品添付の文書は、その欄外に「○○添付」の旨を記載して取扱者がこれに認印し、金券は金券交付簿(別記第4号様式)に記載し、所属長の認印を徴してその所管に係る関係責任者に配布のうえ認印を徴さなければならない。

(6) 前各号に掲げる以外の物品は、物品配布簿(別記第5号様式)に記載し、所属長の認印を徴して関係者に配布のうえ認印を徴さなければならない。

(7) 官報、北海道公報その他定期刊行物又は軽易な文書は、受付印を押し、所属長の閲覧を経たのち指示された方法で処理する。

(勤務時間外の文書、物品の配布)

第5条 勤務時間外に到着した文書及び物品は、即刻処理を要すると認めるものを除くほか、次の出勤時刻後、直ちに前条の規定により配布しなければならない。

(口頭又は電話の処理)

第6条 口頭又は電話で受理した事項で重要なものは、その要領を口頭・電話連絡用紙(別記第6号様式)に記載し、証印のうえ関係者に配布しなければならない。

第3節 文書の処理

(文書即日処理の原則)

第7条 文書は、即日これを処理することを旨とし、即日処理しがたいものは、所属長が処理期限を定めその処理を指示するものとする。

(文書の処理)

第8条 所属長は、文書の配布を受けた場合、上司の閲覧を要する重要文書及び緊急処理を要する文書は、直ちに閲覧を受け、その他のものは自ら処理するもののほか、当該係に処理方針を示して、すみやかに処理させなければならない。

2 事務の性質により直ちに処理することができない場合は、一応上司に呈覧し、その指示又は承認を受けなければならない。この場合、当該文書の欄外に「一応呈覧」と朱書するものとする。

(文書起案の方法)

第9条 回議書(別記第7号様式)には、簡明な件名をつけて必要に応じて文書の余白に起案理由、準拠法条項、予算関係等を記載しなければならない。

2 回議書は、その文字は明りように書き、字句を削除したときは、これに認印しなければならない。

3 回議書は、関係書類を順次添付し、事件の経過を知りやすいようにしなければならない。

4 電報の起案は、電報起案用紙(別記第8号様式)を用い、その文案は簡明を旨とし、略符号のあるときは、これを用いるものとする。

(軽易な文書の起案)

第10条 軽易なもの又は成規定例のものは、文書の余白又は帳簿をもつて起案することができる。その処分を要しないで閲覧に供するものも同じである。

(文書の浄書、校合等)

第11条 文書は、当該係において浄書、校合し、発送を要する文書及び物品で重要なものは、文書等発送簿(別記第9号様式)に記載しなければならない。

2 親展、至急等の表記又は書留、速達、配達証明等の特殊取扱いを要するものは、その旨を表示しなければならない。

(文書等の発送)

第12条 文書及び物品の発送は、次の各号によらなければならない。

(1) 経由文書で、意見を副申する必要のないものは、当該文書の余白に発送年月日を記入し、管理者印を押すこと。

(2) 発送する文書で、郵便によらないもののうち重要なものについては、送致簿(別記第10号様式)を用いること。

(3) 郵便による文書の発送については、郵便切手受払簿(別記第11号様式)により明確にしておくこと。

2 退庁時限後又は休庁日に発送する文書及び物品については、当直員において、前項の規定に準じ発送の手続きをしなければならない。

第4節 文書の方式

(令達の種別)

第13条 令達の種別は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 告示 管内の全部又は一部に告示するもの

(4) 訓令 組合内の全部又は一部若しくはその長に対し、一般的に指揮命令するもの

(5) 訓 前号に掲げるものの一部に対し、個別に指揮命令するもの

(6) 内訓 訓令又は訓で、機密に属するもの

(7) 指令 願に対し、指揮命令するもの

(令達文書の処理)

第14条 令達は、消防に関する指令を除くほか、事務局においてその種類別に区分し、施行の年月日、番号、件名等を令達簿(別記第12号様式)に記入しなければならない。

第4章 服務

(出勤簿等)

第15条 職員は、出勤した時は自ら出勤簿(別記第13号様式)に押印し、又は、自らタイムレコーダー若しくは電子的システムにより出勤表(別記第13号様式その2、電子的システムの場合は別記第13号様式その3)に出退勤時刻を刻印又は入力しなければならない。

(欠勤等の届出)

第16条 事故等のため欠勤又は早退しようとする者は、事故処理簿(別記第14号様式)に記載し、上司の認印を徴し、所属長に届出て承認を得なければならない。

2 病気及び負傷のため欠勤7日以上に及ぶときは、医師の診断書を添え、期日を定めて届出なければならない。この期間を過ぎてもなお欠勤しようとするときも同じである。

3 遅刻、外出等については、上司の承認を得なければならない。

(職員台帳)

第17条 事務局に職員台帳(別記第15号様式)を備え付け、職員の身分及び給料額等の変動を記載しなければならない。

2 新たに任用された者は、直ちに職員台帳に履歴及び住所等所要事項を記入し、事務局長に提出しなければならない。

3 職員が氏名又は住所を変更したときは、直ちに事務局長に届出なければならない。

(身分証明書)

第18条 職員は、常に身分証明書(別記第16号様式。消防吏員にあつては、別に定める消防手帳)を所持しなければならない。

2 身分証明書(消防手帳を除く。)は、事務局において身分証明書交付台帳(別記第17号様式)により、所要事項を記載のうえ、本人に交付するものとする。

(欠勤、早退及び出張の場合の担当事務の処理)

第19条 欠勤、早退及び出張の場合においては、担当事務の処理に関し、必要な事項をあらかじめ上司に申出なければならない。

(退庁時の文書・物品の処理)

第20条 職員は、退庁しようとするときは、その管掌する文書その他の物品を整理し、散逸させてはならない。

(退庁時の物品引継)

第21条 職員の退庁後、当直員等の看守を要する物品は、退庁の際当直員又は夜警員に回付しなければならない。

(臨時出勤のときの措置)

第22条 勤務時間外に臨時出勤した者は、出勤及び退庁時には当直員又は夜警員に通知し、退庁の際は火気に注意し、その取締りを当直員又は夜警員に引継がなければならない。

(時間外勤務等の命令)

第23条 時間外勤務、休日勤務及び夜間勤務(以下「時間外勤務等」という。)の命令簿は、所属に備え置き、命令は原則として退庁時限1時間前までに必要事項を記入し、所属長の決裁を受けなければならない。

2 前項の規定により時間外勤務等の命令を受けた職員が、その勤務を終了したときは、その勤務したことを証するため上司、当直員又は夜警員の認印を徴さなければならない。

(出張の命令)

第24条 出張の命令は、原則として出張の前日までに必要事項を記載し、上司の決裁を受けなければならない。

2 出張者は、命令を確認した後でなければ出張することができない。

(出張の復命)

第25条 出張した職員は、帰庁後すみやかに復命書(別記第18号様式)によりその結果を上司に報告しなければならない。ただし、軽易なものについては、口頭ですることができる。

(異動のときの事務引継)

第26条 職員が退職、休職、派遣等の異動を命ぜられた場合は、すみやかに担当事務の要領、懸案事項等を記載した事務引継書を作成し、後任者又は管理者の指定した職員に引継ぎ、上司の確認を受けなければならない。

(営利企業等従事許可の手続)

第26条の2 職員は、地方公務員法(昭和25年法律第261号)第38条第1項の規定による営利企業等に従事するための許可を受けようとする場合は、営利企業等従事許可願(別記第21号様式)を所属長を経由して管理者に提出しなければならない。

2 職員は、営利企業等に従事することをやめたときは、すみやかにその旨を報告しなければならない。

(非常変災のときの措置)

第27条 退庁後又は休庁日に庁舎又は施設の附近に火災その他非常事変があつたときは、すみやかに出勤し、上司の指揮を受けなければならない。

第5章 当直

(当直及び担任事務)

第28条 当直は、所属において順番を定めて当直通知簿(別記第19号様式)に必要な事項を記載し、所属長の決裁を得てあらかじめ本人に通知しなければならない。これを変更したときも同じである。

2 当直員は、その勤務時間内において、次の事務を行う。

(1) 文書及び物品の収受

(2) 急を要する文書及び物品の発送

(3) 電話の受送

(4) 公印及びかぎの保管

(5) 時間外勤務者及び休日出勤者の出勤退庁の確認

(6) 庁内備品、物品等の看守

(7) 庁内及び構内の火気取締り

(8) 極く軽易な機器類の点検操作

(9) その他必要な事務

(当直員の執務時間)

第29条 当直は、日直及び宿直とし、当直員の執務時間は、次のとおりとする。

(1) 日直 休庁日において、平日の出勤時限から退庁時限まで

(2) 宿直 退庁時限から翌日の平日における出勤時限まで

2 当直員は、前項の時間経過後にあつても引継ぎを終らない間は、なお、当直を継続しなければならない。

(当直の事務の引継)

第30条 当直員は、所属長又は当直を終了した者から次の簿冊及び物品の引継ぎを受けて服務中当直室に備え付け、その服務を終了したときは、その取扱つた文書及び物品とともに所属長又は当直する者に引継がなければならない。

(1) 日誌

(2) 時間外勤務命令簿

(3) 郵便切手受払簿

(4) 公印及びかぎ

(5) 関係例規等

(当直員の事務処理)

第31条 当直員は、次の各号により事務を処理しなければならない。

(1) 到着した文書は、親展文書を除くほか、開封のうえ、日付印を押し、所属長又は次に当直する者に引継がなければならない。ただし、急を要するもの及び重要な文書は、直ちに上司の指示を受けなければならない。

(2) 速達及び第4条第4号に掲げる文書については、その収受時刻も記入し、かつ、その封皮を添付しなければならない。

(3) 金券は、金券交付簿に記入し、所属長又は次に当直する者に引継がなければならない。

(4) 口頭又は電話をもつて受理した事項で重要なものは、その要領を口頭・電話連絡用紙に記載し、所属長又は次に当直する者に引継がなければならない。ただし、急を要するものは、すみやかに所属長又は当該担当者に連絡しなければならない。

(5) 文書を発送するときは、郵便切手受払簿に記載し、明確にしておかなければならない。

(日誌)

第32条 当直員は、日誌(別記第20号様式)に、その取扱つた次の事項を記載して、記名押印のうえ所属長に提出しなければならない。

(1) 収受発送文書の件数等

(2) 当直中における重要事項

(3) 当直中における参庁者

(4) 旅行その他による職員の動向の連絡事項

(5) その他必要な事項

(非常変災のときの当直員の措置)

第33条 非常変災等があつたときは、その状況に応じ、管理者、副管理者、所属長その他上司に速報しなければならない。

2 庁舎、構内又はその附近に火災その他非常変災があつたときは、臨機応変の処置をしなければならない。

(消防機関の処務)

第34条 消防本部及び消防署の処務で、この規程に定めのないもの又はこの規程により難いものは、別に消防長が定める。

附 則

この規程は、公布の日から施行し、昭和57年4月1日から適用する。

附 則(平成元年6月1日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成6年4月1日訓令第1号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成8年3月25日訓令第2号)

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(令和2年10月20日訓令第7号)

この訓令は、公布の日から施行し、令和2年4月1日から適用する。

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渡島西部広域事務組合処務規程

昭和57年6月7日 訓令第2号

(令和2年10月20日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第2章
沿革情報
昭和57年6月7日 訓令第2号
平成元年6月1日 訓令第1号
平成6年4月1日 訓令第1号
平成8年3月25日 訓令第2号
令和2年10月20日 訓令第7号