○渡島西部広域事務組合文書規程
昭和57年6月7日
訓令第3号
(趣旨)
第1条 渡島西部広域事務組合事務局、消防本部、消防署及び衛生センター(以下「所属等」という。)の文書の記号及び編さん保存については、別に定めるものを除き、この規程の定めるところによる。
(文書の記号)
第2条 文書の記号は、その年次の数字及び別表第1による区分の記号を用い、文書等発送簿に記載の必要ある文書については、記号のほか、発送順の番号を付するものとする。
2 機密に属するものについては、記号の前に「秘」の字を加えるものとする。
(文書の分類の基準)
第3条 文書の類別は、次のとおりとし、その分類は、別表第2のとおりとする。
第1類 永年保存
第2類 10年保存
第3類 5年保存
第4類 3年保存
第5類 1年保存
(文書の編さん)
第4条 文書の編さんは、次の各号の基準による。
(1) 文書は、会計年度ごとに処分完結の順に編さんすること。
(2) 1件の文書で数事件に関連するものは、主たる事件の属する簿冊に編さんすること。
(3) 簿冊には、表紙を調製し、簿冊名票(別記第1号様式)を付けること。
(4) 簿冊には、1冊ごとに目次(別記第2号様式)を付けること。
(文書の保管)
第5条 所属長は、編さんの適否を審査し、適当でないものについては改めさせた後、その他については文書台帳(別記第3号様式)に登録したうえ、書庫等に収蔵しなければならない。ただし、第4類及び第5類に属する文書は、文書台帳への登録を省略することができる。
2 文書の保存年限は、当該文書の作成年度の翌年度から起算するものとする。
(保存文書の閲覧)
第6条 保存文書は、所属長の承認を得なければ閲覧することができない。
(保存文書の転貸及び持出の禁止)
第7条 借覧中の保存文書は、転貸し、又は庁外に持出してはならない。ただし、所属長の承認を得たときは、この限りでない。
(保存文書の閲覧及び謄写の禁止)
第8条 保存文書は、職員以外の者に閲覧させ、又は謄写させることはできない。ただし、管理者の許可を得たときは、この限りでない。
(廃棄及び保存期限の延長等)
第9条 保存期限が満了した保存文書は、管理者の決裁を経て廃棄するものとする。
2 所属長は、保存期限が満了しない文書であつても、保存の必要がないと認めたもの又は保存期限が満了しても保存の必要があると認めたものは、それぞれ廃棄又は保存することができる。
(廃棄文書の処理)
第10条 保存文書を廃棄するときは、その年月日を文書台帳に記入し、保存文書中印形の移用のおそれがあるもの又は他人に見られることをさける必要があるものは、塗り消し、切り取り、又は焼却して廃棄しなければならない。
附則
この規程は、公布の日から施行し、昭和57年4月1日から適用する。
附則(昭和59年12月1日訓令第2号)
この訓令は、昭和59年12月1日から施行する。
附則(平成元年6月1日訓令第1号)
この訓令は、公布の日から施行する。
附則(平成8年3月25日訓令第4号)
この訓令は、平成8年4月1日から施行する。
附則(平成28年3月22日訓令第1号)
この訓令は、平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年9月1日訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行する。
別表第1
文書記号
区分 | 記号 |
組合全般にわたるもの | 渡西 |
事務局 | 渡西局 |
消防本部 | 渡西消本 |
消防署 | 渡○消 |
衛生センター | 渡西衛 |
(注) 記号欄○には、当該消防署の名称中、頭1文字を用いること。
別表第2
文書保存年限別基準分類
第1類(永年保存)
(1) 組合の設立及び規約に関するもの
(2) 条例、規則等の例規に関する原議及び例規扱いに類する通達等に関するもの
(3) 財産、公の施設に関するもの
(4) 議会の議決書・議事録・調査報告書等に関するもの
(5) 叙位叙勲及び重要な表彰に関するもの
(6) 消防団員等の公職者及び職員の任免、進退、賞罰、職階等に関するもの
(7) 協定、協約に関するもの
(8) 認可、許可に関するもの
(9) 異議の申立、不服申立、訴訟及び和解に関するもの
(10) 台帳等に関するもの(公印台帳、辞令簿、職員台帳、起債台帳、文書台帳)
(11) 予算決算、出納に関する文書で特に重要なもの
(12) 工事に関する設計図書及び契約等の文書で特に重要なもの
(13) 法令等で永年保存の指定があるもの
(14) 例規等に基づく各種台帳で、永年保存の必要があるもの
(15) その他永年保存の必要があると認められるもの
第2類(10年保存)
(1) 条例、規則等の公布に関するもの
(2) 参与幹事会に関するもの
(3) 議会の議案、視察研修等に関するもの
(4) 表彰に関するもの
(5) 定期監査及び決算審査等の監査書類
(6) 予算決算、出納に関する重要なもの
(7) 契約、工事、物品に関する重要なもの
(8) 起債に関するもの
(9) 補助金に関するもの
(10) 給与に関する重要なもの
(11) 統計に関するもの
(12) 原簿、台帳等で重要なもの
(13) 法令等により6年以上の保存年限が指定されているもの
(14) その他10年保存の必要があると認められるもの
第3類(5年保存)
(1) 職員共済組合、職員退職手当組合等に関するもの
(2) 例月監査等の監査書類
(3) 予算決算及び出納に関するもの
(4) 支出命令書、調定書
(5) 契約、工事、物品に関するもの
(6) 給与に関するもの
(7) 申請書、証明書、届出書等に関するもの
(8) 原簿、台帳等に関するもの
(9) 法令等で4年以上の保存年限の指定があるもの
(10) その他5年保存の必要があると認められるもの
第4類(3年保存)
(1) 予算決算及び出納で軽易なもの
(2) 職員の福利厚生に関するもの
(3) 復命書等で重要なもの
(4) 一般照復文書及び通知等で重要なもの
(5) 勤務命令に関するもの(出張命令簿、休日及び時間外勤務命令簿等)
(6) 日誌等に関するもの
(7) 法令等で2年以上の保存年限の指定があるもの
(8) その他3年保存の必要があると認められるもの
第5類(1年保存)
(1) 支出負担行為決議書
(2) 出勤、休暇処理等に関するもの
(3) 一般照復文書及び通知等で軽易なもの
(4) その他1年保存の必要があると認められるもの
